BLOG

20 Ene 2015

Cómo gestionar los gastos de viaje imprevistos en un viaje de empresa

a580bc123b725c4f1ff612d9f916657f

 

Para las empresas con trabajadores en movilidad, los gastos de viaje suponen una partida presupuestaria importante. Puede ocurrir que aparezcan imprevistos que supongan un aumento del gasto a realizar, te proponemos unas claves para que los gestiones lo mejor posible.

 

A la hora de asignar un presupuesto a los viajes de empresa, hay que tener muchos factores: número de trabajadores en movilidad, destino, frecuencia de los viajes, duración, época del año, proveedores, etc. Una parte importante del coste de los desplazamientos corresponde a variables que a priori son fáciles de pronosticar.

 

Los gastos de viaje más importantes son normalmente las dietas de manutención, es decir la comida, el hotel, y el transporte. La mayoría puede preverse con antelación, pero hay que tener en cuenta que estos tipos de desplazamientos son bastante sensibles a los cambios y pueden cambiar de circunstancias en cualquier momento. Un viaje de empresa puede cancelarse a última hora, o alargarse por culpa de una reunión o una visita a un cliente, un trabajador puede perder un avión, o tener una avería si se desplaza en coche… Los imprevistos que pueden surgir son muchos.

 

Por esto, aunque la mayoría de variables que influyen los gastos de viaje son previsibles, hay muchas otras, fuera de nuestro control, que harán que a veces se tenga que cambiar de planes durante el mismo viaje. Aunque es inevitable, esto genera problemas como un aumento de los costes del desplazamiento o incluso problemas de gestión. Así que hay que estar preparado para estas adversidades, tanto la propia empresa como el empleado que tiene que realizar el viaje, y así reducir imprevistos, ahorrar costes y tiempo y ganar en eficiencia. De esta forma, no conseguiremos solamente un mejor control de los gastos de viaje y de su gestión, sino que también aumentará la seguridad y la tranquilidad de los viajeros de nuestra empresa que se tendrán que desplazar.

 

Esta preparación tiene que ser previa al viaje, y se puede desglosar en los siguientes puntos:

 

1 Analizar la situación

 

El análisis previo tiene que incluir el máximo de variables posible, ya que las que no analicemos pueden generar distorsiones en nuestras previsiones. No es lo mismo que se desplace un solo trabajador a que se desplacen varios, no todos los países tienen los mismos precios medios en cuanto a alimentación y restauración, no todos los hoteles tienen servicios como el desayuno o la conexión WIFI incluidos, etc.

 

2 Adecuar el alojamiento a la duración del viaje

 

Está claro que para estancias cortas, lo mejor es optar por un hotel: más cómodo, con servicio de limpieza, WIFI, y demás. Para estancias más largas, puede ser mejor un aparthotel, que ofrece también comodidades pero a un mejor precio, y con más intimidad para el viajero. En caso de estancias realmente largas, un año o más, lo mejor es optar por alquilar un apartamento.

 

3 Los gastos adicionales previsibles

 

A parte de lo típico como alojamiento, comida y transporte, puede haber otros gastos de viaje que podemos prever. Por ejemplo, aparcamiento en caso de utilizar el coche, transporte, ya sea público, taxi u otro, desde el alojamiento hasta el punto de trabajo, servicio de lavandería para viajes más largos… Hay que intentar pensar en todos estos gastos de viaje, que no son imprevistos pero que a veces no tenemos en cuenta y generan gastos “extra”.

 

4 Suficiente antelación

 

No siempre es posible organizar los viajes con tiempo, pero dadas las fluctuaciones en los precios, que pueden llegar a ser importantes, lo mejor es comparar precios y reservar el desplazamiento y el alojamiento con antelación. El ahorro puede ser considerable, y además facilitará también la previsión de ciertos gastos extra comentados anteriormente, como por ejemplo la necesidad de alquilar aparcamiento en el hotel o no.

 

5 Seguridad ante los imprevistos

 

Está claro que a veces es imposible evitar imprevistos, pero podemos tomar medidas para estar preparados en caso de que ocurran. Una buena práctica en este sentido es hacer reservas, tanto de transporte como de alojamiento, que permitan cambios de fecha o reembolso. No está de más tampoco tener un seguro de viaje, que se ocupe de cubrir cancelaciones de vuelos, pérdida o robo de equipaje y demás circunstancias delicadas.

Una medida que nos puede interesar es contratar un proveedor de viajes corporativos. Estos profesionales del sector MICE están especializados en este tipo de desplazamientos, por lo que pueden tener en cuenta factores que nos habríamos olvidado, conseguir precios más interesantes, etc. Además, suelen disponer de servicios de atención al cliente 24 horas y asistencia en viajes, de forma que la gestión de esos problemas será mucho más ágil e inmediata. Así pues, esto nos permitirá evitar gastos de viaje inesperados y en caso de haberlos, gestionarlos de forma más eficiente.

 

Si tienes más dudas o preguntas sobre los gastos de viaje y de representación, consulta esta guía gratuita “Gastos de representación: preguntas frecuentes”, realizada por Captio.

 

 

Myriam Zanatta

Departamento de Marketing

Captio

jlozano

Uso de cookies

Este sitio web utiliza cookies para que usted tenga la mejor experiencia de usuario. Si continúa navegando está dando su consentimiento para la aceptación de las mencionadas cookies y la aceptación de nuestra política de cookies, pinche el enlace para mayor información.

ACEPTAR